Büro gereksinimlerinin analizi: Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olacaktır. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir. İşyerleri için genellikle gereğinden daha fazla işleve ve özelliğe sahip araçlar alınır. Kullanılmayan işlevler aracın maliyetini artırmış olacak bu da işletmenin ya da organizasyonun kârlılığını azaltacaktır. Büro donanımlarının seçiminde ve alınmasında bu konuda bilgisi ve deneyimi olan kişilerden yardım sağlanmalıdır. Bir araç belirli işlerin yerine getirilmesi için alınmış ancak verim alınamamışsa bunun nedeni, bu aracın nasıl kullanılacağına ilişkin değerlendirmelerin eksik yapılmış olmasıdır.