Tanımlayıcı metin yöntemi ile performans değerlendirme yapan yöneticiler her personel için olumlu ya da olumsuz buldukları hareketleri ve davranışları yapılandırılmış bir forma not ederler. Genellikle değerlendirme süresi esnasında alınan bu notlar ile değerlendirici, değerlendirmesi yapılan personele ait somut bilgiler elde eder. Daha sonra insan kaynakları bölümüne ulaşan bu bilgiler kategorize edilerek uygun boyutlara yerleştirilir. Tanımlayıcı metin yönteminin en yararlı sonucu değerlendirmelerin büyük ölçüde iş ilişkili olarak yapılabilmesine yardımcı olmasıdır.