Elektronik belgelerin en büyük avantajı belge üzerinde işlem yapmanın kolay olmasıdır. Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi yapma ve paylaşma hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirilir. Elektronik belgeler arşiv sürecinde geleneksel belgelere nazaran depolama alanı olarak daha az yer kaplamaktadır. Elektronik belgelerin üretilmesi, dağıtılması ve depolanması kağıt depolama yöntemlerine nazaran daha kolay olmasına karşın Elektronik belgelerin kullanım sürecinde karşı karşıya kalınan sorunlardan biri de güvenlik kaygısıdır.