Konularına göre sınıflandırılan belgeler: ­kişiye özel, acele, gizli, basili, kıymetli, hizmete özel ve ticari belgelerdir.

Yazılımların dışında Dropbox, Google Drive, Microsoft Pinpoint, Microsoft SharePoint, Şirket portalları gibi dosya oluşturma ve paylaşıma yönelik çevrimiçi çalışılabilen ortamlar da kurumların ihtiyaçları doğrultusunda kullanabilecekleri dosyalama ortamları olarak gösterilebilir.

Son amaç “Kayıt işlem amaçları” olmalıdır. ‘Denetleme amaçları’ şeklinde genel bir amaç yoktur; ancak denetim yöntemleri geliştirilmesi Kayıt işlem amaçlarının pek çok alt aşamalarından sadece bir tanesidir.

Belgelerin oluşturulması sürecinde uygulanacak yöntem ve şekil bakımından sahip olması gereken temel özellikler şöyle sıralanabilir: belge yazılı olmalıdır, bir iradeyi açık bir şekilde ortaya koymalıdır, taşınabilir kayıt ortamında bulunmalıdır, düzenleyicisi belli olmalıdır, kanıt niteliği taşıyacak şekilde imzalı ya da mühürlü olmalıdır.

Dosyalama Sisteminin Kurmadan Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler: Kurumun yaptığı işlerin özellikleri, dosyalanacak belge türleri, kurumun yapısı ve büyüklüğü, dosyalanacak belge miktarı, günlük belge akış miktarı, ekonomik olanaklar, fiziksel olanaklar, dosyalama işleriyle ilgilenecek personel sayısı ve niteliği dosyalamada güvenliktir.

Kayıt yönetimi amaçlarının ilk bölümünde yer alan kayıt oluşturma amaçları arasında gereksiz kayıtların ortadan kaldırılması, denetleme, planlama ve kayıt oluşturma için gerekli üretim ve denetim standartlarına başvurma ilk amaç olarak ortaya çıkmaktadır. Örgüt içi dağıtım ve iletişim kanallarının başlangıç aşamalarını oluşturan bu ilk amaç özellikle standartlaşmayı diğer bir ifade ile örgütün tüm birimlerinde aynı biçimde kayıt oluşturulmasını sağlamaktadır. 

Belgeler oluşturma türlerine göre üçe ayrılır: Konularına göre sınıflandırılır: gelen belgeler, giden belgeler, kurum içi oluşturulan belgeler.

Elektronik belge yönetim sistemlerinin sahip olması gereken özellikler şöyle belirtilmiştir: Belge yönetim sistemleri; bütün belgeleri düzenli bir biçimde kayıt altına alabilmeli, kurumun iş süreçlerini yansıtacak şekilde belgeleri düzenleyebilmeli, yetkisi olmayan kişilerin müdahale etmesini engelleyebilmeli, belgeleri düzenli olarak kullanıma sunabilmeli, belgelere kolay erişim sağlayabilmeli, üst veri tekniğinden yararlanmalıdır.

Belge işleme servisi gelen- giden evrakın etkin kaydından, yani sıralanması ve sınıflandırılmasından sorumludur.

Kayıt yönetimi amaçlarının ilk bölümünde yer alan kayıt oluşturma amaçları arasında gereksiz kayıtların ortadan kaldırılması, denetleme, planlama ve kayıt oluşturma için gerekli üretim ve denetim standartlarına başvurma ilk amaç olarak ortaya çıkmaktadır.

Elektronik belge yönetimi sistemlerinde üst veri kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlar şöyle sıralanabilir: Belgeler üzerinde yürütülmekte olan işlemlerle ilgili bilgi sağlar. Belge bazında işlevleri ortaya koyar, belgeleri başlangıçta belirlenen kurallara göre dizinler, benzer uygulamalara ait belgeler arasında bağlantılar kurar. Belgeler henüz üretim aşamasındayken güvenlik nedenleriyle erişim hakkının denetlenmesini sağlar. Yetkisi olmayan kurum çalışanlarının belgelere erişmesini ve kullanmasını sınırlandırır. İşlevi kalmayan belgelerin belirlenmesine ve böylece depolama maliyetlerinin düşürülmesine yardımcı olur.

Belgenin yaşam döngüsü denildiğinde üretiminden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreç ifade edilmektedir. Bu süreç, üretim, dağıtım, kullanım, muhafaza ve düzenleme olmak üzere beş evreden oluşur.

Elektronik belgelerin en büyük avantajı belge üzerinde işlem yapmanın kolay olmasıdır. Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi yapma ve paylaşma hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirilir. Elektronik belgeler arşiv sürecinde geleneksel belgelere nazaran depolama alanı olarak daha az yer kaplamaktadır. Elektronik belgelerin üretilmesi, dağıtılması ve depolanması kağıt depolama yöntemlerine nazaran daha kolay olmasına karşın Elektronik belgelerin kullanım sürecinde karşı karşıya kalınan sorunlardan biri de güvenlik kaygısıdır.

Belgeler konularına göre; Kişiye Özel, Acele, Gizli, Basılı, Kıymetli, Hizmete Özel, Ticari şeklinde sınıflandırılır.

İzlenebilirlik, temel özellikler arasında yer almaz.

Belge yazılı olmalıdır, bir iradeyi açık bir şekilde ortaya koymalıdır, taşınabilir kayıt ortamında bulunmalıdır, düzenleyicisi belli olmalıdır, kanıt niteliği taşıyacak şekilde imzalı ya da mühürlü olmalıdır. Türü ne olursa olsun bütün belgelerde bulunması gereken özellikler bu şekilde olmakla birlikte belge profili ve türüne göre ek özellikler de içerebilir. Belgenin elektronik olması zorunlu bir şekil veya yapı değildir.

Belge bütünlüğünü korumaya yönelik uygulanacak ilkeler şöyle olmalıdır: belgenin üretiminden sonra gerçekleşecek erişim, kullanım, dolaşım, saklama ve imha işlemlerine ilişkin prosedürü belirlemek, belgenin kaybolmasını önlemek ve eğer kaybolduysa yeniden üretmek üzere prosedürü belirlemek, muhafaza sırasında oluşabilecek bozukluklara karşı belge kimliğini ve bütünlüğünü garanti altına alacak ilkeleri uygulamak, belgenin aslı ve kopyasının birbirine karışmasını önlemek amacıyla özgün belge tanımını ortaya koymak ve kayıtlı hale getirmek, belgenin hukuki, yönetsel ve teknik değerini belirlemek için dokümantasyon oluşturmak ve korumak.

Dosya isteme fişi ödünç işlemlerinde kullanılır.