Belge yazılı olmalıdır, bir iradeyi açık bir şekilde ortaya koymalıdır, taşınabilir kayıt ortamında bulunmalıdır, düzenleyicisi belli olmalıdır, kanıt niteliği taşıyacak şekilde imzalı ya da mühürlü olmalıdır. Türü ne olursa olsun bütün belgelerde bulunması gereken özellikler bu şekilde olmakla birlikte belge profili ve türüne göre ek özellikler de içerebilir. Belgenin elektronik olması zorunlu bir şekil veya yapı değildir.