Dosyanın güncellenmesi: Belgeler bazen güncellenebilir ya da ödünç alınabilir .Dosya ödünç fişi ile dosya alınır. Dosya izleme formu ile belgenin kimde olduğu ve ne zaman verildiği, iade tarihi bilgileri tutulur. Farklı bölümlere aktarılan dosyalar için Dosya transfer fişi kullanılır. Kurum tarafından dosya takibi için Dosya kayıt defteri kullanılabilir.