Kurumda kullanılacak dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gerekenler temel dosyalama özellikleri; basitlik, ussallık(akla uygunluk), ekonomiklik, transfer kolaylığı, tutarlılık ve kullanışlılık olarak listelenebilir.

Tanımlanan işlem “dosyalarda çapraz başvuru” dur. Referans fişi yerleştirmede ise farklı olarak tek kopya yoktur;  dosyanın fotokopileri de konulur.

Dosya sürecinin planlanması ile hangi işin, kim tarafından, ne zaman, nasıl, nerede, neden ve hangi olanaklarla gerçekleştirileceği belirlenmiş olur. Planlama işinin kimin tarafından yapılacağı önemlidir. Dosyalama sürecinin planlanmasındaki ilk adım kurum/kuruluş/organizasyonun ve kullanılacak sistemin, kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde seçilerek dosya planının hazırlanmasıdır. Oluşturulacak dosya planı sayesinde kurumun gerek merkez gerekse şubelerinde ve hatta bağlı kuruluşlarda dosyalama işlemlerinde standardizasyon sağlanır. Dosyalama sürecinde saklama ve bulma işlemi büyük önem taşımaktadır. Bu işlevlerin gerektiği gibi yapılabilmesi için bazı prosedür ve yöntemler tanımlanmalıdır. 

Dosyanın güncellenmesi: Belgeler bazen güncellenebilir ya da ödünç alınabilir .Dosya ödünç fişi ile dosya alınır. Dosya izleme formu ile belgenin kimde olduğu ve ne zaman verildiği, iade tarihi bilgileri tutulur. Farklı bölümlere aktarılan dosyalar için Dosya transfer fişi kullanılır. Kurum tarafından dosya takibi için Dosya kayıt defteri kullanılabilir.

Hazırlama yerleri bakımından belgeler: Dışarıdan gelen, kurum içinde üretilen ve dışarıya gönderilen belgeler şeklinde sınıflandırılır.

Tutarlılık: Dosyalama sistemi içindeki gruplamalar ve alt gruplamaların isimleri ve dosyalama biçimleri birbirleri ile uyumlu olmalıdır.

Dosyanın Kodlanması Evrak ya da belge kontrol edildikten sonra hangi dosyaya konulacağı belirlenir. Kod; belgenin içine konulacağı dosyanın içerdiği konular için, dosya planına göre belirlenen ad veya numaralardır.

“İstişari görüş” etikette yer almak için çok genel ve geniş bir bilgidir. Ancak “Dosya planı”  içinde bir madde olarak yer alabilir.

Belgenin yaşam döngüsü denildiğinde üretiminden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreç ifade edilmektedir. Bu süreç, üretim, dağıtım, kullanım, muhafaza ve düzenleme olmak üzere beş evreden oluşur. 

Örgütün faaliyetleri ile ilgili işleyişin veya sürecin yer aldığı günlük veya dönemlik belge türleri bu kategoride yer alır. Personelin ihtiyaç anında danışabileceği düşünülerek ergonomik açıdan personeleyakın olması gereken belge türleri arasındadır.

Tanımlanan belge türü İşlem belgeleridir.

Kurumlarda dosyalama işlemleri için geliştirilen Nashuatec Paper Master, Docsvault, Hursoft gibi yazılımlar ile evrak yönetimini gerçekleştirmek de mümkündür

Planlama – Sistem kontrollerinin değerlendirilmesi – Raporlama; doğru denetim süreçleri ve sıralamasıdır. 

Basılı belgeler, konularına göre sınıflandırılmış belgeler arasında yer almaktadır.  

Kâğıt askısı: Bir tabla üzerine dikine yerleştirilen, 15-20 cm. uzunluğunda, ucu sivri bir milden oluşan kullanışlı araçlardır. Fişler milin sivri ucundan geçirilerek kağıt askısına takılabilmektedir.

Ortada yer alan sayı klasörün bulunduğu yeri, yani raf, dolap ya da çekmeceyi temsil eder. Sondaki sayı  dosya numarasıdır. Baş taraftaki sayı dosyanın içinde bulunduğu klasör numarasıdır.

Belgelerin oluşturulması sürecinde uygulanacak yöntem ve şekil bakımından sahip olması gereken temel özellikler şöyle sıralanabilir: Belge yazılı olmalıdır, Bir iradeyi açık bir şekilde ortaya koymalıdır. Taşınabilir kayıt ortamında bulunmalıdır. Düzenleyicisi belli olmalıdır. Kanıt niteliği taşıyacak şekilde imzalı ya da mühürlü olmalıdır.

Belge çoğaltma araçları Fotokopi makineleri, Sıvı İle Çalışan Çoğaltma Makineleri, Jelatin Çoğaltma makineleri, Multigraf Çoğaltma makineleri, Ofset Çoğaltma makineleri, Adresograf, Mikrofilm makineleri, Dikte makineleri ve Bilgisayarlardır.