Dosya sürecinin planlanması ile hangi işin, kim tarafından, ne zaman, nasıl, nerede, neden ve hangi olanaklarla gerçekleştirileceği belirlenmiş olur. Planlama işinin kimin tarafından yapılacağı önemlidir. Dosyalama sürecinin planlanmasındaki ilk adım kurum/kuruluş/organizasyonun ve kullanılacak sistemin, kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde seçilerek dosya planının hazırlanmasıdır. Oluşturulacak dosya planı sayesinde kurumun gerek merkez gerekse şubelerinde ve hatta bağlı kuruluşlarda dosyalama işlemlerinde standardizasyon sağlanır. Dosyalama sürecinde saklama ve bulma işlemi büyük önem taşımaktadır. Bu işlevlerin gerektiği gibi yapılabilmesi için bazı prosedür ve yöntemler tanımlanmalıdır.