Bu tür belgeler çalışma ortamında ergonomik olarak personelin en çabuk ulaşabileceği ve göz önünde bulundurması gereken belge türleri kapsamına girmektedir.

Personelin ihtiyaç anında danışabileceği düşünülerek ergonomik açıdan personele yakın olması gereken belge türleri arasındadır.

Faaliyet süreci içerisinde görevi devam eden, arşive gönderilecek düzeye gelmemiş ve ileride başvurulabilecek belge türleri bu kategoride yer almaktadır.

Örgüt faaliyetleri içerisindeki sürecini tamamlayan ve yasal düzenlemeler sebebiyle arşive gönderilmesi ve muhafaza edilmesi gereken belge türleridir.

Herhangi bir kategori içerisinde yer almayan ve bütün süreç içerisinde ömrünü tamamlamış olan belgelerdir.