Belgelerin hangi dosyaya yerleştirileceği konusunda kolaylık sağlayan fihrist/index hazırlama işlemi, tüm dosyalama sistemleri için uygun olduğu gibi, özellikle numaraya göre ve karma dosyalama sistemleri için çok kullanışlı bir yöntemdir. Çok fazla dosya ve belge ile çalışıldığı durumlarda aranılan belgenin bulunabilmesi için tek tek tüm dosya ve belgelerin incelenmesi vakit ve iş gücü kaybına sebep olur. Bu durumlarda fihristlerin kullanılması faydalı olmaktadır. Fihrist, kitapların ilk sayfalarında yer alan “içindekiler” sayfasına benzetilebilir. Aranan belgenin bulunabilmesi daha kısa zamanda ve daha az iş gücü ile mümkün hale gelir. Tüm dosyaları aynı anda gösteren fihristler hazırlanarak açılan her dosya bu fihriste dosya planında yer alan numarasıyla ya da koduyla kaydedilir. Dosyalar genellikle özel bölümlerde saklanırlar. Saklama sırasında dosyalar genellikle gruplandırılmış ve klasörlenmiş şekilde dolaplara konulurlar. Klasör etiketlerine içerikleri ile ilgili tanımlayıcı bilgiler yazılır ve dosyaların konulduğu çekmece, dolap vb. yerlerin de kodlanması gerekir.