Belgelerin hangi dosyaya yerleştirileceği konusunda kolaylık sağlayan fihrist/index hazırlama işlemi, tüm dosyalama sistemleri için uygun olduğu gibi, özellikle numaraya göre ve karma dosyalama sistemleri için çok kullanışlı bir yöntemdir. Çok fazla dosya ve belge ile çalışıldığı durumlarda aranılan belgenin bulunabilmesi için tek tek tüm dosya ve belgelerin incelenmesi vakit ve iş gücü kaybına sebep olur. Bu durumlarda fihristlerin kullanılması faydalı olmaktadır. Fihrist, kitapların ilk sayfalarında yer alan “içindekiler” sayfasına benzetilebilir. Aranan belgenin bulunabilmesi daha kısa zamanda ve daha az iş gücü ile mümkün hale gelir. Tüm dosyaları aynı anda gösteren fihristler hazırlanarak açılan her dosya bu fihriste dosya planında yer alan numarasıyla ya da koduyla kaydedilir. Dosyalar genellikle özel bölümlerde saklanırlar. Saklama sırasında dosyalar genellikle gruplandırılmış ve klasörlenmiş şekilde dolaplara konulurlar. Klasör etiketlerine içerikleri ile ilgili tanımlayıcı bilgiler yazılır ve dosyaların konulduğu çekmece, dolap vb. yerlerin de kodlanması gerekir. 

Basitlik, Ussallık, Ekonomik, Transfer Kolaylığı, Tutarlılık ve Kullanışlılık iyi ve doğru bir şekilde yapılmış dosyalamanın özellikleri arasında yeralırken kavramsallık yer almamaktadır.

Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler: intranetler, ekstranetler, kamuya açık web siteleri, interaktif iletişim belgeleridir.

Bir elektronik belgenin bütün olması; içerik, bağlam, yapı ve sunumdan oluşan dört unsura sahip olduğunun göstergesidir.

İzlenen süreç ‘dosyanın güncellenmesi’ aşamasında kullanılan dört adımı tarif eder.

Türü ne olursa olsun bütün belgelerde bulunması gereken özelikler; belgelerin yazılı olması, bir iradeyi açık bir şekilde ortaya koyması, taşınabilir kayıt ortamında bulunması, düzenleyicisinin belli olması ve kanıt niteliği taşıyacak şekilde imzalı ya da mühürlü olmasıdır. 

Tanımı yapılan kavram literatürde “Doküman yönetim sistemi” dir.

Faaliyet süreci içerisinde görevi devam eden, arşive gönderilecek düzeye gelmemiş ve ileride başvurulabilecek belge türleri bu kategoride yer almaktadır. Dosyalama sisteminin etkili bir biçimde işlenmesi isteniyorsa bu tür belgeler özenle incelenmeli ve sistemde bir gecikme yaşanmaması açısından günlük olarak dosyalama yapılmalıdır. Örgüt faaliyetleri içerisinde genellikle “en çok istenen belgelerin en yeni belgeler olması” dosyalama işleminin günlük olarak yapılmasının önemini ortaya koyan bir durum olarak göze çarpmaktadır.

Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olup olmadığına bakılarak başlayan ve işlemden kaldırılmasına kadar geçen süreci işlemektedir. Dosyalama sürecinin temel basamakları: dosyalama sürecinin planlanması, belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılması, fihrist açılması, dosyanın saklanması, dosyanın güncelleştirilmesi, dosyanın arşivlenmesi ya da yok edilmesi.

Posta yoluyla gelen belgelerin teslim alınmasında herhangi bir prosedür uygulanmamaktadır. Belgeler, postacılar tarafından ilgili birimlere veya posta kutularına bırakılır.

Süreklilik modeli özellikle elektronik belgelerin yaygınlaşmasıyla birlikte ortaya çıkmıştır. Bu modele göre geleneksel belge yaşam döngüsünde evreler arasında işlevsel kopukluklar meydana gelebileceği, bunun sonucunda da belgenin değerini yitirebileceği öngörülmektedir.

Fihrist açılması, belli dosyalama sistemi kullanılarak yapılan kolay tarama haritası oluşturma işleminin adıdır, diğer verilen yöntemler ise bu amaçla kullanılan sistemlerdir.

Belge yönetim sistemleri; Bütün belgeleri düzenli bir biçimde kayıt altına alabilmeli, Kurumun iş süreçlerini yansıtacak şekilde belgeleri düzenleyebilmeli, Yetkisi olmayan kişilerin müdahale etmesini engelleyebilmeli, Belgeleri düzenli olarak kullanıma sunabilmeli, Belgelere kolay erişim sağlayabilmeli, Üst veri tekniğinden yararlanmalıdır. 

Anlatılan süreç dosyanın etiketlenmesidir. 

Dosyalama sistemleri genel olarak aşağıdaki gibi sınıflandırılmaktadır. Bunlar;

1. Alfabetik Dosyalama Sistemi

2. Kronolojik Dosyalama Sistemi

3. Coğrafik Dosyalama Sistemi

4. Numaralı Dosyalama Sistemi

5. Elektronik Dosyalama Sistemleri

6. Karma Dosyalama Sistemleridir.