Belgenin üretiminden sonra gerçekleşecek erişim, kullanım, dolaşım, saklama ve imha işlemlerine ilişkin prosedürü belirlemek.

Belgenin kaybolması halinde kullanıcıya geri dönüt verip yeniden oluşturulması için uyarı vermek. 

Muhafaza sırasında oluşabilecek bozukluklara karşı belge kimliğini ve bütünlüğünü garanti altına alacak ilkeleri uygulamak. 

Belgenin aslı ve kopyasının birbirine karışmasını önlemek amacıyla özgün belge tanımını ortaya koymak ve kayıtlı hale getirmek. 

Belgenin hukuki, yönetsel ve teknik değerini belirlemek için dokümantasyon oluşturmak ve korumak.