Sayısal ya da nümerik dosyalama sistemi olarak da bilinen numaralı dosyalama sisteminin işleyişi alfabetik dosyalama sistemi ile aynıdır. Harfler yerine rakamlar kullanılır. Rakamlar üzerine kurulmuş sistemde dosyalar arasında ayraç kullanılır. Bu sistemde belge ya da belge grupları için numaralar atanır. Numaraların yazılı olduğu bir kılavuz sıralama listesi oluşturulması gerekir. Bu listeye bakılarak hangi dosyaya ihtiyaç varsa yeri bulunur. Numaralı sistem istenilen belgeye dolaylı erişim olanağı sağlar. Numaralı dosyalama sisteminde mutlaka fihrist kullanılmalıdır.

Anlatılan süreç dosyanın etiketlenmesidir.

Dosya İsteme Fişi 2 kopya şeklinde hazırlanmalıdır. 

Bilgisayar sanal ve modern dosyalama araçlarındandır.

Dosyalama sistemi belirlenirken şu hususlar dikkate alınmalıdır:

• İşin türü (Örneğin bir sigorta şirketi ile bir mühendislik bürosunda farklı sistemlerin kullanılması gerekebilir.)
• Dosyalanacak evrakın türü (Örneğin; mektup, gazete, kart, harita, mikrofilm v.b.)
• Kuruluşun yapısı ve büyüklüğü,
• Sistemin ekonomikliği (Sistemin kuruluş ve işleyiş maliyeti minimum iken sistemin verimliliğinin maksimum olması gerekir.

Elektronik belgelerin üretilmesi, dağıtılması ve depolanması süreçlerinde kullanılacak teknoloji altyapısının kurulma maliyeti; bireylerin elektronik belgelerle çalışırken taşıdıkları güvenlik kaygıları; depolama işlemlerinde yedeklemelerin yapılması gerekliliği; elektronik belge kullanımına ilişkin bireylerin adaptasyon süreci gerektirmesi gibi durumları, elektronik belgelerin kullanım, dağıtım ve depolama süreçlerinde karşılaşılabilecek olumsuzluklar olarak özetleyebiliriz. Öte yandan belgeler üzerinde işlem yapma kolaylığı, çoğaltma, arşivleme imkânı ve arşivden geri çağırma pratikliği ile kâğıt tasarrufu gibi avantajlar da sunmaktadır.

Verilen özellik “ussallık” tanımıdır.

Tanımlanan belge türü İdari değer açısından belgelerdir. “Kıymetli belgeler” daha çok örgütte önem derecesi yüksek teminat mektupları, senetler, ticari anlaşmalar gibi belgelerdir. Günlük faaliyetler veya gereksinimle sonradan önem kazanan belgeler değildirler.

Yazıcılar; Bilgisayarda oluşturulan belgenin dökümü alınırken kullanılan araçlardır. Kurum ihtiyacı doğrultusunda piyasadan temin edilebilecek; mürekkep püskürtmeli, nokta vuruşlu, lazer tiplerde yazıcılar mevcuttur. Günümüzde tarayıcı, fotokopi ve faks makinesi olarak da kullanılabilen çok fonksiyonlu yazıcılar da bulunmaktadır. 

“Denetim” aşaması bulunmaz, son seçenek ‘Düzenleme’ aşaması olmalıydı.

Dosyalama süreci; fihrist (index) hazırlanması, dosya açılması, dosyanın kodlanması, dosyanın etiketlenmesi, dosyanın ödünç verilmesi, dosyanın izlenmesi, dosyanın kontrol edilmesi ve saklanması aşamalarından oluşur.

Etiket; dosya açıldığında dosya kimliğine ait bilgilerin yazıldığı yerdir. Birçok dosya tipinde etiket alanı mevcuttur, etiket alanı mevcut olmayan dosyalara kâğıt etiketler yapıştırılabilir. Etiket üzerine dosyanınadı, başlığı, kotu ve içinde bulunan belgelerin konusu fihrist kurallarına göre yazılır.

Geleneksel dosyalama araçları; Dosya, Klasör, Dosya Dolapları, Kavalyeler, Dosya çekmece ve Etiketleri’dir. 

Belge bütünlüğünü korumaya yönelik ikelerden birisi belgenin kaybolmasını önlemek ve eğer kaybolduysa yeniden üretmek üzere prosedürü
belirlemektir. Belgenin kaybolması halinde kullanıcıya geri dönüt verip yeniden oluşturulması için uyarı vermek bu ilkeler arasında yer almaz. 

İşin türü, Dosyalanacak evrakın türü, Kuruluşun yapısı ve büyüklüğü, Sistemin ekonomikliği dosyalama sistemini seçerken önemlidir. Klasör türü bu hususlardan değildir.

Xerox Doküman Hareketi İşleme Sistemleri ile kurum dâhilindeki departmanlar bir bilgi kaynağına daha hızlı erişim şansı elde ederler. Bu sayede müşteri talebinin işleme alınmasından araştırılmasına kadar geçen süreyi kısaltarak daha hızlı bir geri dönüş sağlarlar. Xerox Doküman Hareketi İşleme Sistemleri;

• Nakit akışını hızlandırmak için yeni satış kanalı oluşturma işlemlerini iyileştirmek,
• İşlem maliyetlerini azaltmak ve finansal işlemlerde doğruluğu ve etkililiği artırmak,
• Çalışanların işe alım, işe alışma sürecini ve iletişim işlemlerini basitleştirmek, standartlaştırmak ve merkezileştirmek,
• Kurulan ilişkileri korumak ve geliştirmek için, müşteri deneyiminin gerçek ihtiyaçlarını yakalayarak geliştirmek,
• İşin en yoğun olduğu dönemlerde bile iş yoğunluğunun az olduğu dönemlerdeki gibi tutarlı ve güvenilir müşteri hizmeti sunmak,
• Büro arkası işlemleri takip edilebilir hale getirmek büyüme sağlamak için bilgi kaynaklarının doğru ve verimli kullanılmasını sağlamaktadır.

Örgüt faaliyetlerine göre değişmekle birlikte genellikle büro tipi ofset makineleri, işletmeler içerisinde en çok kullanılan çoğaltma makineleri arasında yer almaktadır. Genellikle 50 cm ebatlarında baskı alanına sahip olan bu çoğaltma makinelerinde bürolar için gerekli olan belgeler ve dokümanlar kopyalanabilir.

Verilen tanımlama Kalamoza aracını tarif etmektedir.