Dosyalama sistemi belirlenirken şu hususlar dikkate alınmalıdır:

• İşin türü (Örneğin bir sigorta şirketi ile bir mühendislik bürosunda farklı sistemlerin kullanılması gerekebilir.)
• Dosyalanacak evrakın türü (Örneğin; mektup, gazete, kart, harita, mikrofilm v.b.)
• Kuruluşun yapısı ve büyüklüğü,
• Sistemin ekonomikliği (Sistemin kuruluş ve işleyiş maliyeti minimum iken sistemin verimliliğinin maksimum olması gerekir.