Belge yönetim sistemleri; bütün belgeleri düzenli bir biçimde kayıt altına alabilmeli, kurumun iş süreçlerini yansıtacak şekilde belgeleri düzenleyebilmeli, yetkisi olmayan kişilerin müdahale etmesini engelleyebilmeli, belgeleri düzenli olarak kullanıma sunabilmeli, belgelere kolay erişim sağlayabilmeli, üst veri tekniğinden yararlanmalıdırlar.