Dosyalama süreci; fihrist (index) hazırlanması, dosya açılması, dosyanın kodlanması, dosyanın etiketlenmesi, dosyanın ödünç verilmesi, dosyanın izlenmesi, dosyanın kontrol edilmesi ve saklanması aşamalarından oluşur. 

Kayıt yönetimi; belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alır ve belgelerin dosyalanması, depolanması, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi ve çoğaltma gibi etkinliklerden oluşur. Kayıt yönetimi aynı zamanda gereksiz belge oluşumunu engeller, gerekli ve değerli belgeleri koruma altına alır ve her gerektiğinde onların tekrar kullanımını sağlar.

İşletme içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerde iletişim ve dağıtım kanalları ile birlikte yapılan önemli işlerden biri de dosyalama işlemidir. Örgüt içerisinde yapılan yazışmalar, kayıtlar ve dosyalama işlemi birbirini takip eden bir süreç içindeki unsurlardır. Bu işlemlerin birbiri ile uyumlu ve koordineli bir biçimde yürütülmesi örgüt içindeki yönetsel faaliyetler açısından hayati önem taşımaktadır. Bu koordinasyonun sistemli ve birbiri ile çelişmeyen bir yapıda olması gerekmektedir. Dosyaların bu yapılar dâhilinde düzenli bir biçimde oluşturulması ve sınıflandırılması ulaşılmak istenen evraklara kolay ve hızlıbir biçimde ulaşmayı sağlamaktadır.

Bir elektronik belgenin bütün olması; içerik, bağlam, yapı ve sunumdan oluşan dört unsura sahip olduğunun göstergesidir. Bütünlük özelliği; izlenebilirlik, saklama süreleri, uygulama kuralları, standartlar ve yasal yükümlülükler, riskler olmak üzere dört alt başlık altında değerlendirilebilir.

Bir elektronik belgenin özgünlüğünü; iletişim tarzı, iletişim formu, iletişim durumu ve muhafaza şekli olmak üzere dört faktör belirler.

Elektronik belge yönetim sisteminin genel özellikleri şöyle sıralanabilir: Elektronik belgeleri kayıt altına almak, muhafaza etmek ve erişimini sağlamak, belgeleri, birbirleri arasındaki bağlantıları koruyarak yönetmek, belge hakkında tanımlayıcı bilgiler içeren belge üst verisini kayıt altına almak, elektronik belgelerin kanıt niteliğini ve hesap verebilirliğini koruyarak depolamak, muhafaza etmek, belgelerin sistematik olarak düzenlenmesini sağlamak, belgelerin kurum çalışanları arasında paylaşılmasını olanaklı hale getirmek.

Anlatılan süreç fihrist açılmasıdır. Karma dosyalar için birkaç tane kullanılabilir, tarih veya dosya numarasına göre hızlı tarama fihristleri oluşturulabilir.

Örgüt faaliyetleri içerisindeki sürecini tamamlayan ve yasal düzenlemeler sebebiyle arşive gönderilmesi ve muhafaza edilmesi gereken belge türleri arasında yer almaktadır. Günlük faaliyet süreçleri ile karışmaması açısından dikkatle incelenip bu ayrımın yapılması gerekmektedir. 

Belgelerin özgünlüğünü korumak için çeşitli muhafaza güvenliği önlemleri alınmalıdır. Bu önlemler şöyle sıralanabilir: Depolama teknolojisi uygun olmalıdır.
Belgeler düzenli ve güvenli bir şekilde yedeklenmelidir. Belgelerin aslı fiziksel olumsuzluklardan etkilenmeyecek şekilde; kopyaları ise kolay erişilebilecek bir konumda depolanmalıdır. Belgelerin taşınması için düzenli bir sistem kullanılmalıdır.

Dosyalama özellikleri Basitlik, Ussallık, Ekonomiklik, Transfer kolaylığı, Tutarlılık, Kullanılışlık’ tır. Sınıflandırılmışlık bunların arasında yer almaz.

Bir elektronik belgenin bütün olması; içerik, bağlam, yapı ve sunumdan oluşan dört unsura sahip olduğunun göstergesidir. Bütünlük özelliği;
izlenebilirlik, saklama süreleri, uygulama kuralları, standartlar ve yasal yükümlülükler, riskler olmak üzere dört alt başlık altında değerlendirilebilir.

Elektronik imza özel ve belli kişilerce bir bilgi, belge veya verinin güvenli paylaşımını temin etmeyi amaçlar. Verinin yaygın paylaşımında gerekli değildir.

Belgeler üzerinde yürütülmekte olan işlemlerle ilgili bilgi sağlar. Belge bazında işlevleri ortaya koyar, belgeleri başlangıçta belirlenen kurallara göre dizinler, benzer uygulamalara ait belgeler arasında bağlantılar kurar. Belgeler henüz üretim aşamasındayken güvenlik nedenleriyle erişim hakkının denetlenmesini sağlar. Yetkisi olmayan kurum çalışanlarının belgelere erişmesini ve kullanmasını sınırlandırır. İşlevi kalmayan belgelerin belirlenmesine ve böylece depolama maliyetlerinin düşürülmesine yardımcı olur.

Belge yönetim sistemleri; bütün belgeleri düzenli bir biçimde kayıt altına alabilmeli, kurumun iş süreçlerini yansıtacak şekilde belgeleri düzenleyebilmeli, yetkisi olmayan kişilerin müdahale etmesini engelleyebilmeli, belgeleri düzenli olarak kullanıma sunabilmeli, belgelere kolay erişim sağlayabilmeli, üst veri tekniğinden yararlanmalıdırlar. 

Elektronik belge yönetim sisteminin sahip olduğu unsurlar; Planlama, erişim/elde etme, Sağlama ve koruma/güvenlik olmak üzere 4 başlık altında incelenir. Bütün belgeleri dizinleyebilme  ve  elektronik olarak depolanmış bütün belgeleri yönetebilme planlama unsuru altında yer alırken, depolanmış herhangi bir belgeyi ve sahip olduğu meta veriyi dışarı aktarabilme erişim/elde etme unsuru altında, belge ile bir arada olan meta verileri kaydedebilme ise  sağlama unsuru altında yer alır. Depolanmış belgeler üzerinde etkili olan bütün önemli olayların kaydını tutabilme koruma/güvenlik unsuru altında yer almaktadır. 

Bu sistemde, baş taraftaki üç basamaklı rakam – örnekteki 345 - dosya numarası; ortadaki üç basamaklı rakam - 877 dosyanın içinde bulunduğu klasör numarası; sondaki iki basamaklı sayı ise, yani 23, dosyanın içinde bulunduğu raf numarasıdır.