Belgeler üzerinde yürütülmekte olan işlemlerle ilgili bilgi sağlar. Belge bazında işlevleri ortaya koyar, belgeleri başlangıçta belirlenen kurallara göre dizinler, benzer uygulamalara ait belgeler arasında bağlantılar kurar. Belgeler henüz üretim aşamasındayken güvenlik nedenleriyle erişim hakkının denetlenmesini sağlar. Yetkisi olmayan kurum çalışanlarının belgelere erişmesini ve kullanmasını sınırlandırır. İşlevi kalmayan belgelerin belirlenmesine ve böylece depolama maliyetlerinin düşürülmesine yardımcı olur.