Bir kurumdaki işleyişi düzenli olarak sağlayabilmek için dosyalama sistemine ihtiyaç duyulmaktadır. Uygun dosyalama sistemleri kurumda üretilen belgelerin niteliğini arttıran özelliğe de sahiptir. Dosyalama hizmeti sayesinde kurumda üretilen ve gelen belgelerin hangilerinin dosyalanacağına ya da yok edileceğine, nasıl ve nerede dosyalanacağına ve bir dosya grubu içinde nasıl konumlandırılacağına hızlı karar verilmesini sağlar.Dosyama hizmeti sayesinden kurum içinde belge karmaşasının önüne geçilmiş olunur. Bir işyerindevakit çok değerlidir. Bir belgenin aranması için harcanan fazla vakit yüzünden işler  zamanında yetişmeyebilir. Hem para hem de vakit kaybı işletmelerin verimliliğini düşürecektir. Kısacası büroişlerinin zamanında etkili biçimde yapılabilmesinde belge ve dosyalama hizmetinin önemi ortaya çıkmaktadır. Bir yönetici işyerinde doğru kararlar verebilmesi için gerekli bilgiye en kısa sürede sahip olması gerekir. İstenilen bilgiye zamanında erişilemez ise doğru ve zamanında karar alamayacaktır.