Fiziksel olarak hasara sebep olan etmenler ışık, ısı ve nemdir. Bu etmenler kağıtta fotokimyasal, hidrolitik ve oksitleyici değişikliklere sebep olmaktadır.

Arşivistin Görevleri; Arşiv dökümanını toparlamak, Arşiv dökümanını tasnif etmek, Arşiv dökümanını korumak ve Arşiv dökümanlarını değerlendirmek olarak sıralamaktır.

Elektronik belge üretiminin, hızlanan iş süreçlerinde denetimli olarak yürütülmesi zorunluluğu doğmuştur. Bu zorunluğun nedenleri şu şekilde özetlenebilir:

• Elektronik belgeler kolaylıkla değiştirilebilir, kaydedilebilir veya imha edilebilir. Bu yüzden kâğıt belgelere göre elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak daha zordur.
• Kullanılan yazılımların çeşitliliği üretilen belgelere erişimi zorlaştırmaktadır.
• Yeni ortamlara aktarma belgelerin erişilebilirliğini kolaylaştırırken, özgünlük, güvenilirlik ve bütünlüğünü bozabilmektedir.
• Elektronik belgelerin saklama ortamları uzun ömürlü değildir. Depolamaya yönelik çözümler sürekli olarak değişmekte ve eskimektedir.
• Elektronik belgelerin üretim yöntemi ve yönetim biçimi, kişiye veya kuruluşa bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Bu durum, kurum içinde ve dışında bilginin erişimi, paylaşımı, yönetimi, yeniden kullanımı ve erişiminde sorunlara neden olmaktadır.
• Mevzuata uygun üretilmeyen elektronik belgelerin yasal bağlamda geçerliliği yoktur.

Geleneksel devlet anlayışıyla e-devlet karşılaştırmasında Etkileşim, Verimlilik Yönetimi, Düşük İşlem Maliyetleri, Açık Devlet olarak e-devletin avantajlı olduğu bilinir. Fakat e-devlet sisteminde Eleman Yardımı değil Kendi Kendine Yardım söz konusudur.

Türkiye e-devlet Kapısına e-devlet şifresi, mobil imza, e-imza, internet bankacılığı ile giriş yapılabilir.

Elektronik belgeler kolaylıkla ve iz bırakmadan kopyalanabilir, değiştirilebilir, silinebilir.

İşletmelerin, hangi belgeleri, nasıl ve hatta ne kadar süreyle saklamaları gerektiği önem taşımaktadır. Bu konuda işletmeler;

• Türk Ticaret Kanunu (TTK)
• Vergi Usul Kanunu (VUK)
• TS 13298 no’lu Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli
• TS ISO 15489 no’lu Bilgi ve Dokümantasyon -Belge Yönetimi- (iki bölüm halindedir) çerçevesinde hareket etmek durumundadırlar.

Tanımlanan işlem ‘arşivleme’ dir. Provenans ise, belgelerin yaşam sürecinin her döneminde kim belgeden sorumluysa, bunun kayıt altına alınmasıyla ilgilidir.

TS 13298 no’lu Elektronik Belge Yönetimi Sistem ( EBYS )  Kriterleri Referans Modelini kullanmaları istenmiştir.

Arşivistin görevleri; Arşiv dokümanını toparlamak, Arşiv dokümanını korumak, Arşiv dokümanını tasnif etmek, Arşiv dokümanını değerlendirmek olarak belirlenmiştir.

e-Devlet anlayışı:

• Aktif Müşteri – Yurttaş
• Elektronik İletişim
• Yatay/Koordineli Ağ Yapılanması
• Yurttaşın Veri Yüklemesi
• Otomatik Sesli Posta, Çağrı Merkezi vb.
• Kendi Kendine Yardım/Uzman Yardımı
• Otomatik Veri Güncellemesiyle Denetim
• Elektronik Fon Transferi
• Kişiselleştirilmiş/Farklılaştırılmış Hizmet
• Bütünsel/Sürekli/Tek Duraklı Hizmet
• Düşük İşlem Maliyetleri
• Verimlilik Yönetimi
• Etkileşim
• Katılım İlişkisi
• Açık Devlet

E-Devlette İşlem Hizmetleri:

• Resmi form ve başvuruların elektronik ortamda iletilmesi
• Referandum, seçim, görüş, dilekçe
• Bilet rezervasyonu, kurs kaydı gibi

İletişim Hizmetleri

• Kamu personeli ve politikacılarla Internet üzerinden temas halinde olmak
• Siyasal tartışma ve politikacılarla elektronik temas
• Günlük yaşam, iş gibi konularda soru ve tartışma

Bir kurumdaki işleyişi düzenli olarak sağlayabilmek için dosyalama sistemine ihtiyaç duyulmaktadır. Uygun dosyalama sistemleri kurumda üretilen belgelerin niteliğini arttıran özelliğe de sahiptir. Dosyalama hizmeti sayesinde kurumda üretilen ve gelen belgelerin hangilerinin dosyalanacağına ya da yok edileceğine, nasıl ve nerede dosyalanacağına ve bir dosya grubu içinde nasıl konumlandırılacağına hızlı karar verilmesini sağlar.Dosyama hizmeti sayesinden kurum içinde belge karmaşasının önüne geçilmiş olunur. Bir işyerindevakit çok değerlidir. Bir belgenin aranması için harcanan fazla vakit yüzünden işler  zamanında yetişmeyebilir. Hem para hem de vakit kaybı işletmelerin verimliliğini düşürecektir. Kısacası büroişlerinin zamanında etkili biçimde yapılabilmesinde belge ve dosyalama hizmetinin önemi ortaya çıkmaktadır. Bir yönetici işyerinde doğru kararlar verebilmesi için gerekli bilgiye en kısa sürede sahip olması gerekir. İstenilen bilgiye zamanında erişilemez ise doğru ve zamanında karar alamayacaktır.

Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilmektedir. İşlemi tamamlanan malzemeler, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olan malzemeler şeklinde ayrıma tabi tutulurlar.

T.C. Kalkınma Bakanlığı’na bağlı olan Bilgi Toplumu Dairesi tarafından e-Dönüşüm Türkiye Projesi yürütülmektedir. E-Dönüşüm projesi e-Devlet çalışmalarını da kapsamaktadır.