Elektronik belge üretiminin, hızlanan iş süreçlerinde denetimli olarak yürütülmesi zorunluluğu doğmuştur. Bu zorunluğun nedenleri şu şekilde özetlenebilir:

• Elektronik belgeler kolaylıkla değiştirilebilir, kaydedilebilir veya imha edilebilir. Bu yüzden kâğıt belgelere göre elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak daha zordur.
• Kullanılan yazılımların çeşitliliği üretilen belgelere erişimi zorlaştırmaktadır.
• Yeni ortamlara aktarma belgelerin erişilebilirliğini kolaylaştırırken, özgünlük, güvenilirlik ve bütünlüğünü bozabilmektedir.
• Elektronik belgelerin saklama ortamları uzun ömürlü değildir. Depolamaya yönelik çözümler sürekli olarak değişmekte ve eskimektedir.
• Elektronik belgelerin üretim yöntemi ve yönetim biçimi, kişiye veya kuruluşa bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Bu durum, kurum içinde ve dışında bilginin erişimi, paylaşımı, yönetimi, yeniden kullanımı ve erişiminde sorunlara neden olmaktadır.
• Mevzuata uygun üretilmeyen elektronik belgelerin yasal bağlamda geçerliliği yoktur.