Belge yönetimi konusunda ürün ve hizmet üreten firmalar ve araştırmacılar, “belgeler neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar: kâğıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını saylamak, bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hale getirmek, dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak, belgelerin kaybolmasını engellemek, üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak, arşivleme için mekân tasarrufu sağlamak.