Fonksiyonel gereksinimler genel olarak aşağıdaki gibi gruplandırılabilir: belgelerin kayıt edilmesi, belgelerin depolanması, kâğıt belgelerin yönetimi, belgelerin görüntülenmesi, üstveri kaydı, belgelerin ilişkilendirilmesi, Çevrebirimi aygıtları, rapor yazdırma, elektronik imza, yönetim fonksiyonları, yönetim dosya planı, denetim, yedekleme, kurtarma, geri alma.

Bir EBYS’nin sahip olması gereken temel özellikleri şu şekilde gruplandırılabilir: güvenilirlik, bütünlük, uygunluk, kapsamlılık, sistematiklik.

UYAP - Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi ile vatandaşlara ve avukatlara on-line yargı hizmeti sunulması planlanmıştır.

Elektronik sistemde Fonksiyonel gereksinimler;

Belgelerin kayıt edilmesi

Belgelerin depolanmas

Kâğıt belgelerin yönetimi,

Belgelerin görüntülenmesi,

Üstveri kaydı,

Belgelerin ilişkilendirilmesi,

Çevrebirimi aygıtları,

Rapor yazdırma,

Elektronik imza,

Yönetim fonksiyonları

Yönetim dosya planı

Denetim Yedekleme / Kurtarma / Geri Alma’dan oluşmaktadır.

Sistemi Uygulama: Uygulama aşaması, tasarımı gerçekleştirilen sistemin test edildiği aşamadır. Testlerin amacı, sorunsuz ve hatasız çalışan, doğru sonuçlar üreten, sağlam bir sistem ortaya çıkmasını sağlamaktır. Yapılan bu testlerin, deneme testleri ve kabul testleri olmak üzere iki türü vardır.

Arşivleme yeri seçiminde dikkat edilmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır. Bunlar;

• Arşivin ihtiyaca uygun bir fiziksel alana sahip olması gerekmektedir. İhtiyaç halinde planlı bir dönemde gerekli büyüme ihtiyacını karşılayabilecek kapasitede olmalıdır.
• Arşivin belge hizmetlerinden faydalanacak olan personele yakın olması, belgelere hızlı erişim sağlaması açısından dikkat edilmesi gereken bir konudur.
• Arşiv yeri aynı zamanda gizliliği sağlayabilmeli ve güvenli olmalıdır. Herkesin rahatça girip çıkabildiği bir yer haline dönüşmemesine dikkat edilmelidir.
• Arşiv yerinin zemini belge ve dosyaları saklamaya elverişli biçimde olmalıdır.
• Arşiv yeri yangın vb. tehlikelere karşı dayanıklı olmalı, felaket durumlarında belgelerin en az zarar göreceği biçimde tedbirler alınmalıdır.
• Belgelerin zarar görmemesi açısından hava, nem, sıcaklık gibi konularda standartlara uygun bir durumda olması gerekmektedir.

Belge yönetimi konusunda ürün ve hizmet üreten firmalar ve araştırmacılar, “belgeler neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar: kâğıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını saylamak, bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hale getirmek, dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak, belgelerin kaybolmasını engellemek, üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak, arşivleme için mekân tasarrufu sağlamak.

Kayıt yönetimi; belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alır ve belgelerin dosyalanması, depolanması, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi ve çoğaltma gibi etkinliklerden oluşur. Kayıt yönetimi aynı zamanda gereksiz belge oluşumunu engeller, gerekli ve değerli belgeleri koruma altına alır ve her gerektiğinde onların tekrar kullanımını sağlar.

Belgenin basılı halde bulunan mevcut kopyaları dijitalleşme ihtiyacı ve sınıflandırmada sayılan durumlar arasında yer almaz.  

Belge Numarasına Göre İndeksleme: Bu sistem indekslemenin 1 (bir)’den başlayarak gereksinim duyulan numaraya kadar numaralanmasını göstermektedir. Eğer belge numaraları belge üretildiği anda verilmiş ve bu şekilde biliniyorsa bu numaralarda girilmelidir.

İhtiyaç değerlendirmesi adımı, yeni bir belge yönetim programı uygulamaya veya mevcut sistemi güncellemeye gerek olup olmadığını belirlemede yeterli bilgi toplamak için tasarlanmıştır. Değişiklik yapmanın nedenlerini, mevcut yapının güçlü ve zayıf yanlarını yeni yapıyla kıyaslayarak değerlendirilmesini kapsar

İnternet kullanımını özendirmek:

• Elektronik ticareti hızlandırmak
• Çevrimiçi devlet: kamu hizmetlerine elektronik ortamdan erişim
• Çevrimiçi sağlık
• Küresel ağlar için Avrupa Dijital İçeriği’ni yaratmak
• Akıllı ulaşım ve taşıma sistemleri

“Yazımsal ve donanımsal bilgisayar altyapısını sağlamak”; önceden temin edilecek bir sistem koşulu olabilir; sistemin sağladığı katkı veya özellik değildir.

Siyasal Katılım (e-demokrasi)’nin bilgi hizmetleri; Kanunlar, kararlar, siyasi programlardır.

Dosyalama sistemi belirlenirken şu hususlar dikkate alınmalıdır: İşin türü, Dosyalanacak evrakın türü, Kuruluşun yapısı ve büyüklüğü, Sistemin ekonomikliği.

Plan ve projeler de büyüklükleri bakımından haritalar gibi çeşitli ebatlarda olabilir. Plan ve projelerin saklanmasında rulo yöntemi kolaylık sağlamaktadır.