Belge yönetimi konusunda ürün ve hizmet üreten firmalar ve araştırmacılar, “belgeler neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar:

• Kâğıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hale getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekân tasarrufu sağlamak