Arşivleme türlerinden bazıları; Günlük Kullanılan Arşivler, Folklor Arşivleri,  Kartografik Arşivler, birim arşivi, kurum arşivi, özel arşivler, devlet arşivi vb.dir.

Kurumun elektronik belge yönetimi ihtiyacına cevap verebilecek, kurumsal etkinliklerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme işi genel olarak. Olurluk incelemesi geliştirme, Sistemi planlama, İhtiyaç analizi tasarlama, Sistemi tasarlama,. Sistemi uygulama, Sistem bakımı,. Gözden geçirme ve değerlendirme adımlarından oluşur.  

Belge yönetimi konusunda ürün ve hizmet üreten firmalar ve araştırmacılar, “belgeler neden dijitalleştirilmelidir?” sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar:

• Kâğıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak
• Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hale getirmek
• Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak
• Belgelerin kaybolmasını engellemek
• Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak
• Arşivleme için mekân tasarrufu sağlamak

İnsanlara ve becerilere yatırım:

• Avrupa gençliğini dijital çağa taşımak
• Bilgi tabanlı ekonomi içinde çalışmak
• Bilgi tabanlı ekonominin tüm kesimleri kapsaması için yeterli katılımı sağlamak

e Avrupa temel kamu hizmetlerinde yurttaşlara yönelik hizmetler; Gelir Vergileri: Beyannameler, Açıklamalar, Kişisel Belgeler, Sosyal Güvenlik Yardımları(Öğrenci Bursları) vb.dir.

E- devlet üzerinden istenmese de, mahremiyet ihlalleri veya dolandırıcılık olayları yaşanabilmektedir. Güvenlik sorunu bir dezavantaj haline gelebilmektedir.

Mevcut Durumun Değerlendirilmesi: Kurumsal faaliyetlerin niteliği belge yönetimi konusunda yol göstericidir. Faaliyet gösterilen alana göre belgelerin üretimi, korunması ya da yönetimini etkileyen unsurlar ele alınarak belge yönetimi bağlamında kurumun güçlü ve zayıf yönleri ortaya konulur. Belge yönetimi konusunda mevcut durum ortaya konularak bir elektronik belge yönetim yaklaşımını benimsemenin kuruma katacağı olanaklar açıklanır.

Kullanım kolaylığı;

• Kullanıcı dostu arayüzler (user friendly interface)
• Öğrenme kolaylığı (ease of use)
• Uygun kullanım kılavuzları

• Arşiv malzemesinin belirlenmesi ve bir düzen içinde ayrılması
• Arşiv malzemelesinin kullanıcıların ihtiyaçlarına uygun biçimde kullanıma açılması
• Arşiv malzemesinin kaybolması veya zarar görmesinin engellenmesi
• Arşiv malzemelerinin zarar görmeyecek bir biçimde korunması.

Arşivin görev ve fonksiyonları arasında yer alırken web ortamında erişimde olup olmaması bu görevler arasında yer almamaktadır.

‘Çözümleyici bakım’  başlığı altında bir bakım türü yoktur.

Tasfiye işlemleri, elektronik belgenin EBYS’ndeki saklama süresi tamamlandığında hangi işleme tabi tutulacağını belirler. Bir EBYS’ndeki olması gereken tasfiye işlem tanımları şu şekildedir: sürekli saklama, değerlendirme, imha, transfer.

Yazılım uzmanlığı’ çalışanlara verilen eğitim konularından değildir. 

Türkiye’deki en önemli arşivlerden biri İstanbul Topkapı Sarayı Arşivi olarak göze çarpmaktadır.

Dosyalar saklama ve elde tutma süreleri yönünden dört türe ayrılmaktadırlar. Bunlar: hemen kaldırılacaklar, daimi olarak saklanacaklar, süresi belirsiz olanlar ve kaç yıl saklanacağı belli olanlardır.

Referandum, seçim, görüş, dilekçe siyasi katılım ve işlem hizmetleri alanında değerlendirilir.

Fiziksel Tahribat

Fiziksel olarak hasara sebep olan etmenler ışık, ısı ve nemdir. Bu etmenler kâğıtta fotokimyasal, hidrolitik ve oksitleyici değişikliklere sebep olmaktadır.

Elektronik sistemde dijital belgeler;

• Resim (Seçime göre renkli, siyah-beyaz veya gri tonlarda ve çeşitli formatlarda)
• Taşınabilir dosya formatı anlamına gelen PDF (Portable Document Format)
• Salt metin
• Biçimlendirilmiş belge (yapılandırılmış dosya)
• Veritabanı kaydı
• Üretilmiş yazılımlar (ticari işlemler, bordro takip, vb.)

olarak görüntülenebilirler.

Arşivler ayırım esnasında; Birimi, İşlem yılı, Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, Aidiyet içerisindeki tarih ve Sıra numarasına göre tasniflenir.