Tarayıcılarda bir belgenin taranması işlemini gerçekleştirecek olan personelin sırasıyla şu işlemleri gerçekleştirmesi beklenmektedir:

1.Tarayıcı cihazın ve bilgisayarın açılması, tarama için gerekli yazılımın veya tarama yaptırmaya izin veriyor ise EBYS yazılımının başlatılması

2.Önceden tanımlanmamış ise tarayıcının dosya türü, modu, çözünürlüğü gibi özelliklerinin ayarlanması

3.Sınıflandırmaya göre belirlenmiş belgenin ön bilgisinin EBYS’ye girilmesi ya da barkod (veya karekod) etiketinin tarayıcıdan EBYS’ye girilmesi

4.Belgenin uygun biçimde tarayıcıya yerleştirilmesi

5.Gerektiğinde, belgenin tarayıcıdan bilgisayara ön izlemesinin alınması ve belgenin yönü ve açısının ayarlanması

6.Tarama işleminin yapılarak bilgisayara gelen görüntünün belgeyle karşılaştırılması

7.Dijital belgeye ait dosyanın kaydedilmesi ve EBYS’ye aktarılması