Bir hesabın biçimsel yapısında yer alan kavramların açıklaması şöyledir:
Bağlantı Numarası: Dördüncü ünitede anlatılacak defterlerin bağlantı numarası
Tarih: Hesabın borç veya alacak tarafına kaydedilecek belgenin hesaba kayıt tarihi
Açıklama: Hesaba yapılan kayıtla ilgili açıklayıcı kısa bilgi
Tutar: Hesabın borç veya alacak tarafına yapılacak işlem tutarı
Hesabın sol tarafına BORÇ, sağ tarafına ALACAK adı verilir; bunlar, ancak sadece hesap çizelgesinin isimleridir. İşletmenin tedarikçisine borcu veya müşterisinden olan alacağı ile ilgisi yoktur.