Karmaşık dil bilgisi yapılardan kaçınılmalı, mümkün olduğunca sade, basit bir dil tercih edilmelidir. Başvuranın neyi anlayıp neyi anlamayacağı tahmin edilmeye çalışılmalıdır. Örneğin, “Şimdi sizinle bir değerlendirme yapacağız.” dediğinizde çok yalın bir cümle kurduğunuzu düşünebilirsiniz, ancak başvuran buradaki “değerlendirme” kavramının ne anlama geldiğini bilmeyebilir. Resimler, farklı nesneler, haritalar gibi iletişimi destekleyici unsurlara yer verilmelidir. Beden dili daha yoğun kullanılmalıdır. Ancak beden dilinin aşırı ve abartılı kullanımı ilişkiye zarar verebilir.