Görüşme öncesinde odanın toparlanması, derli toplu bir görünüm kazanması, içerinin havalandırılması, aydınlatmanın en uygun düzeye getirilmesi, varsa televizyon, müzik seti ya da radyo gibi cihazların kapatılması, görünürde diğer başvuranlara ait dosyalar varsa kaldırılması (gizlilik ilkesi gereği), görüşme kayıt altına alınacaksa not defteri, kalem ya da kayıt cihazlarının hazır hale getirilmesi gerekir. Tüm bu düzenlemeler başvuranda kendisine değer verildiği, dikkate alındığı, önemsendiği duygusu yaratarak olumlu ilişki geliştirmeye katkı sağlayabilir. Görüşmecinin kendisini görüşmeye fiziksel olarak hazırlaması sık karşılaşılan bir uygulama değildir. Ancak görüşmecinin nasıl göründüğü ilk izlenim açısından önemlidir. Görüşmecinin fiziksel olarak nasıl görünmesi gerektiğine ilişkin ortak bir kabul yoktur. Görüşmecinin özenli algılanması insanlar üzerinde olumlu etki bırakabilir. Fiziksel nitelik ve düzenlemelerin dışında görüşmecilerin zihinsel, duygusal ve davranışsal olarak da görüşmeye hazırlanmaları gerekebilir. Görüşme öncesinde varsa başvurana ait dosya incelenebilir. Başvuranla ilk iletişim kurmuş kişilerden, örneğin randevuyu veren sekreterden bilgi alınabilir. Başvuran başka bir uzman tarafından yönlendirilmişse onun gönderdiği belgeler incelenebilir ya da bizzat iletişime geçilerek başvuran hakkında bilgi toplanabilir. İlişki kurma, bilgi toplama ve yapılandırma ilk görüşme esnasında amaçlanan eylemlerdir. Dolayısıyla görüşmeye başlama aşamasında ilişki kurma aşamasından bahsedilebilir.