Yazılı iletişimin, sözlü ve görsel iletişimin yerine kullanılmasının başlıca nedenleri şu şekilde sıralanabilir:
-Yazılı belgenin arşiv değeri vardır ve daha kalıcıdır,
-Konu bir bütünlük içinde ifade edilir ve iletilebilir,
-Daha resmidir ve yetkiyi daha fazla hissettirir,
-Kişilerin gidemeyeceği yerlere gidebilir,
-Zaman açısından daha elverişlidir; uygun olunduğu zaman yazılabilir ve okunabilir; gerektiğinde üzerinde değişiklikler yapılabilir,
-Kurumun konuyla yakından ilgilendiğini gösterir.