Yazılı iletişimin başlıca tercih edilme sebepleri şöyledir:
-Yazılı iletişim, kullanılan ifadelerin daha net olması sebebiyle yanlış anlaşılmalara ve hatalara daha kapalı bir iletişim yöntemidir.
-Yazılı iletişimde karmaşık ve anlaşılması zor mesajları maddeler halinde sıralayarak onları kolayca iletmek mümkündür.
-Yazılar saklanabilme özelliğine sahip olmasından dolayı istenildiği zaman onlara tekrar göz atmak mümkündür.
-Yazılı iletişimde yazı istenildiği zaman okunabilir (bir işle meşgulseniz ya da o an okumak istemiyorsanız), ancak sözlü iletişimde ise konuşma esnasında herkesin o an orada olup, söylenilenleri o an dinleme zorunluluğu bulunmaktadır.
-Yazışmanın yapılabilmesi için bir ön hazırlık evresinden geçilmesi gereklidir. Söz konusu bu gerekliliğin amacı, iletişimsel anlamda hataları azaltmak ve ifadeleri netleştirmektir.
-Yazının kolaylıkla çoğaltılarak istenilen herkese ulaştırılabilme özelliği vardır.
-Yazılı iletişimin saklanabilmesi nedeniyle kanıt olma özelliği bulunmaktadır.