Hazırlanan iş mektupları, rahatlıkla okunabilecek biçimsel özelliklere sahip olmalı, önemli noktaları okurun kolaylıkla izlemesi sağlanmalı, mektubu alan kişiye beklentiler ve hatırlatılması istenen konular vurgulanmalı, alıcının cevap vermesi isteniyorsa bu durum mutlaka süre tanınarak açıkça belirtilmelidir. Mektup dili tereddütlere yer vermeyecek şekilde açık olmalıdır. Mektupta, önemli konular, alt başlıklar, italik ve bold yazı karakterleri kullanılarak ilgi çekici hale getirilmeli alıcının önemli noktaları görmelerine yardımcı olmalıdır. Basit ve açık bir dil kullanarak mesajların anlaşılabilir olmasına özellikle dikkat edilmelidir.