Halkla ilişkiler, çevreyi ve trendleri takip etme ve elde olmayan sebeplerden veya beklenmedik gelişmelerden haberdar olmak ve bu değişimlere adaptasyon sağlayıcı çözümler üretmek ve yürürlüğe koymaktan sorumludur ya da sorumluluğun önemli bir aktörüdür. Bu gereklilik, planlamanın en başında bilinebileceği ya da eldeki bilgilerden anlaşılabileceği gibi hiçte beklenmeyen ve ani olay ve olgulardan da kaynaklanabilir. Örneğin, planlamada yer alan faaliyetlerin kaldırılamayacak büyüklükte mali bir yük getireceği anlaşılmış olabilir. Ya da organizasyonun kendi yetkisi dışında gelişen çevresel olaylar, hedeflenen faaliyetlerin yerine getirilmesini zorlaştırmış olabilir.