Avrupa Birliği projeleri için maliyet süreci karmaşıktır ve finans ya da araştırma geliştirme departmanından tecrübeli biri ile bağlantılı olarak yapılması gerekmektedir. Birçok Avrupa Birliği projesi için aşağıda verilen bilgiler oldukça önemlidir.
• Çalışanlar: Projede çalışacak tüm kadronun maliyeti karşılanabilir (merkezde olan yatırımcı fonları da dâhil olarak). Maliyetler aşamalı süreçleri ve gelecekteki ödül olarak verilecek ödemeleri de içermelidir. Proje için zamanını ayırmış tüm çalışanlar zaman çizelgesini doldurmalı ve birlikte karar verilmiş şablon kullanılmalıdır.
• Doktora Öğrencileri: Birçok AB Projesi, projede çalışacak doktora öğrencilerinin maaş maliyetlerinin istenmesine izin verir. Fakat, üniversite harçlarının maliyetlerinin karşılanmasına izin vermezler.
• Ekipman: AB tamamen projede kullanılacak ve proje için olmazsa olmaz donanımlar için fon vermektedir. Masaüstü bilgisayarlar için ödeme yapmayacaklardır çünkü başka birçok şey için de kullanılabilen bir gereçtir. KDV’ler makul ödemeler değildir, Gümrük ve Tekel vergileri de geri alınabilinen vergiler değildir.
• Seyahat: Proje ile bağlantılı seyahat giderleri bütçeye eklenebilir ancak, KDV ve havayolu vergileri gibi giderler makul sayılmaz.
• Sarf Malzemeleri: Bunlar sadece proje içinde gider olduğunda makul kabul edilebilecek giderlerdir.

•Denetleme Maliyeti: Bunlar genellikle daha büyük projelerde gerekli olmaktadır.
• Döviz Kurları: Proje maliyetleri yapılırken şimdiki kurdan biraz daha yüksek bir kur kullanmak daha akla uygundur. Bu anlamda finans departmanı ya da araştırma geliştirme departmanından fikir alınması yardımcı olacaktır.
• Dolaylı Giderler: Dolaylı giderlerin belirli bir kısmı çeşitli kurallar dâhilinde karşılanmaktadır ama araştırma geliştirme ve finans departmanından yine konu ile ilgili bilgi almak ve öyle karar vermek daha doğru olacaktır.