Etkili dinleme süresi; işitilenleri alma, yorumlama, hatırlama, değerlendirme ve karşılık vermeyi gerektirir. 

Alma (mesajı işitme ve ilgilenme): Dinleme konuşmacının gönderdiği mesajları alma sürecinde işitme ile başlar. Bilinen yanlışlardan bir tanesi de işitme ve dinlemenin aynı olarak kabulüdür. İşitme pasif bir süreçtir. Bu süreçte hiçbir dikkat ya da güç sarf etmemiz gerekmez; oysa dinleme düşünce ve dikkat gerektirir. 

Anlama (işitilen mesajın yorumlanması): Bu aşamada konuşmacının ne demek istediğini öğreniriz. Bize açıklanan duyguları ve düşünceleri kavrarız. 

Hatırlama (duyulanın hafızada tutulması): Etkili dinleme hatırlamayla yakın ilişkilidir. Hatırlanan şey söylenen şey değildir; bizim söylenenden ne hatırladığımızdır. Hafıza yeniden inşa edicidir; biz işittiğimiz mesajı bizim için bir anlam ifade edecek bir sistem içinde yeniden inşa ederiz. 

Değerlendirme (mesaj hakkında eleştirel düşünme ve yargılama): Değerlendirme mesajların bir şekilde yargılanmasından meydana gelir. Bazen bu değerlendirme süreci çok farkında olarak, bilinçli yapılmaz. Bizim değerlendirmemiz daha çok eleştirel analizin doğası içindedir. 

Karşılık verme (konuşmacıya yanıt ya da geri bildirim verme): Bu, iki aşamada olur: Ya konuşmacı konuşmasına devam ederken ya da konuşmasını bitirdiği zaman. Bu karşılık vermeler geribildirimdir. Bu, konuşmacıya onun mesajları ile ilgili neler hissettiğimiz ve düşündüğümüz ile ilgilidir. Destekleyici karşılıklar konuşmacı konuşurken daha etkilidir; bizim dinlediğimizi gösterir. Konuşmacının konuşması bittikten sonra verilen karşılıklar ise daha ayrıntılıdır ve empatiyi içerebilir.