Toplam Kalite Yönetim Sistemi kuruluş içinde tüm çalışanların bilgilendirilmesini ve buna ilişkin eğitim programları tasarlanmasını ve uygulamasını gerektirir.

Toplam Kalite Yönetimi uygulamalarında önleyici çalışmaların ve sorun çözmede elde edilen verilerin bilimsel ve nesnel olarak analiz edilmesi ve değerlendirilmesi gerekmektedir.

Burada müşterilerin talep ve beklentilerinin belirlenmesi esastır. Müşterilerle diyalog kurmak hatta dağıtım zincirini oluşturan aracıların talep ve beklentileri ile sorunlarını belirlemek Toplam Kalite Yönetiminde en önemli işlevdir.

İç müşteriler kuruluş veya işletme içinde çalışan ve müşterilerin talep ettikleri mal ve hizmetlerin üretilmesinde doğrudan veya dolaylı biçimde katkısı olan tüm çalışanlardır.

İşletme öncelikle kaynak girdilerinin kalitesinin iyileştirilmesi için gerekli çabaları göstermeli ve kendisine mal ve hizmet satan kuruluşların kaliteyi etkileyen üretim süreçlerini denetleyebilmek için tedarikçilerle işbirliği yapmalıdır.