Bir olayın, bir durumun nasıl gerçekleştiğinin ve çeşitli amaçlarla düzenlenen toplantılarda gerçekleştirilen konuşmaların olduğu gibi aktarıldığı yazılardır. 

İki gerçek veya tüzel kişinin, resmî bir konuda anlaşarak konuyla ilgili koşulları yazıya aktarmaları ve bu metnin, taraflarca imzalanması sonucunda oluşan bir evraktır.

Özel ve tüzel kişilerin, kamu kurum ve kuruluşlarına ya da özel kuruluşlara, bir isteğini bildirmek için yazılır.

Bir olayla ya da konuyla ilgili inceleme ve araştırma sonucunda elde edilen bilgilerin sunulduğu yazılardır.

Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.