Çizgisiz, düzgün, beyaz, A4 boyutundaki kâğıdın tek yüzüne yazılır.

Daktiloda ya da bilgisayar ortamında yazılıp çıktısı alınabileceği gibi el yazısıyla da düzenlenebilir.

El yazısında, lacivert ya da mavi renkte mürekkepli kalem kullanılır. Kurşun kalem ve kırmızı renkte kalem kesinlikle kullanılmaz. Olağanüstü bazı durumları belirtmek için idari yazışmalarda kırmızı renk kullanılabilir.

Kâğıdın alt-üst ve sol kenarlarından 4’er cm kadar boşluk bırakılır. Metin, sayfanın ne çok yukarısında ne de çok aşağısında kalmalıdır.

Çizgisiz, düzgün, beyaz, A4 boyutundaki kâğıdın çift yüzüne yazılır.