Bir veri tablosunu PivotTable aracı ile analiz etmek için kullanıcının sonuçta ulaşmayı amaçladığı veri kümesini tanımlaması gerekir. Hangi alana göre verinin gruplanacağı, hangi alanların filtreleneceği ve üzerinde hesap yapılacak alanların ve işlem özelliklerinin tanımlanması gerekir. PivotTable aracı aşağıda tanımlanan analiz ihtiyaçlarına yanıt verebilir.

Benzersiz Değerler: Büyük bir veri kümesi ile çalışırken alanların içerdiği değerler kümesinin (etki alanı) elde edilmesi gerekebilir. Şekil 8.5’teki veri kümesi için hangi meslek grubundan müşterilerin olduğunu öğrenmek için “Meslek” sütununun benzersiz bir listesinin oluşturulması sağlanabilir. Eğer veri ilişkisel bir veri tabanı yönetim sisteminden elde edilmiş ise muhtemelen benzersiz veri kümesi kolayca elde edilebilir. Ancak el ile hazırlanmış veri listelerinde yazım hataları ya da farklı isimlendirmeler yüzünden benzersiz değer listesi elde edilemeyebilir. PivotTable aracından bu gibi durumların fark edilmesi ve düzeltilmesi için yararlanılabilmektedir.

Özetler: PivotTable araçları uzun veri listelerinin özetlenmesi için etkin ve interaktif bir analiz ortamı sunar. Kullanıcılar ilgilendikleri alanların diğer alanlara göre kırılımlarını kolayca hesaplayabilir. Örnek veri kümesinde bölge ve şubelere göre toplam satışların hesaplanması bu tür analize örnek verilebilir.

İlişkiler: Büyük veri kümeleri ile çalışırken alanlar arasındaki ilişkilerin belirlenmesi oldukça sık karşılaşılan durumlardır. Hangi meslekteki müşterilerin hangi ürünü tercih ettikleri, cinsiyete göre alışveriş alışkanlıkları gibi ilişkiler PivotTable ile araştırılabilir.

Eğilimler: Veri kümelerinde zamana bağımlı olayların incelenmesinde PivotTable araçları kullanılabilmektedir. Tarih bilgisi yer alan bir alanı aylara, haftalara ve günlere göre otomatik olarak sınıflayabilmesi eğilimlerin belirlenmesinde kolaylık sağlar. PivotChart aracında yatay eksende zamanın yer alması eğilimlerin görselleştirilmesini ve anlaşılmasını sağlayabilmektedir.