Kimi durumlarda üzerinde çalışılan veri seti için grafik çizmek yerine araştırmacının ilgilendiği değişkenin önemli değerlerini liste gösteriminde görsel olarak vurgulaması istenebilir. Bu tür durumlarda koşullu biçimlendirme işlemi gerçekleştirilir. Koşullu biçimlendirme yardımıyla ilgili değişkenin önemli değerleri görsel olarak çubuk, renk, simge ve diğer ayırt ediciler kullanılarak ön plana çıkartılabilir. Araştırmacının ilgilendiği koşula ve biçimlendirme türüne göre koşulu sağlayan işlemtablosu hücresi renk veya şekil değiştirirken, koşulu sağlamayan hücrede bir değişiklik meydana gelmez.