Bir halkla ilişkiler görevlisinin basına yayınlanabilir materyal sağlamanın dışında, gazete ve dergilerin nasıl yayınlandığını bilmesi, kurumu ile ilgili haberin yayınlanma olasılığını, haberin basında yer alma şansını artıracaktır. Bunun için yararlanacağı iletişim aracının belirlenmesi aşamasında en uygun araçtan, en uygun şekilde yararlanabilmesi için şunları bilmesi gerekir: (1) Yayın politikası, (2) Yayın periyodu, (3) Dizgi-baskı tarihi, (4) Basım tekniği, (5) Yayın alanı, (6) Okuyucu profili ve (7) Dağıtım yöntemleri.