Yazışma kurallarını bilmek demek; kullanılan paragraf, cümle ve sözcüklerin seçimi ve uzunluğuna, dilin basit ve anlaşılır olmasına ve yazının üslubuna dikkat etmeyi bilmek
demektir. Yazım ve gramer hatalarından, karışık ve anlamı belirsiz söz ve deyimlerden, karmaşık mecazlardan, zayıf cümle yapılarından, ağdalı sözlerden ve tekrarlardan, yanlış
şekiller, grafikler, rakamlar ve istatistiklerden, basmakalıp benzetmelerden, anlamı tam olarak bilinmeyen sözcük kullanımından kaçınılması, iş yazısının etkinliği bakımından
önemlidir. Semantik (anlamsal) açıdan anlaşılır sözcük ve cümlelerin seçilmesine de özel bir önem verilmelidir.