Toplantılar için hazırlanan tutanaklar, konuşulan ve alınan kararların tespitini sağlar. Ancak tutanak konuşulan her sözcüğün yazılması anlamına gelmez. Toplantıda yapılan konuşma ve tartışmaların özlü bir şekilde yazılması gerekir. Sonra sonuç ve öneriler dikkatle not edilir. Bazı hallerde bir kurumun, birim veya şahsın görüşünü aynen not etmek gerekebilir.