Bir iş yazısı hazırlanırken birtakım ilkelere dikkat etmek gerekir. Söz konusu ilkeler aşağıda belirtilmiştir:

• Resmî yazılarda olduğu gibi iş yazılarında da şekil yönünden bazı bölümlerin yer alması gerekir. Bölümler yazının türüne göre uygun yerde kullanılmalıdır.
• Gelen yazılara en kısa zamanda (en fazla 5 gün içinde) yanıt verilmelidir. Yanıt herhangi bir nedenden ötürü gecikecekse bu durum karşı tarafa bildirilmelidir.
• Yazının içerik yönünden eksiksiz olması, açık ve doğu olması, içten olması, kısa ve öz olması gerekir.
• Yazılar “sıfır hata”yla yazılmalıdır. Yazım kuralları ve noktalama işaretleri doğru kullanılmalıdır.
• Yazı yazıldıktan sonra kontrolü yapılmadan ilgili kişilere gönderilmemelidir.
• Yazı dikkatli okunmalı, içeriği iyi anlaşılmalı, bilgiler doğru bir şekilde aktarılmalıdır.