e-posta ile yazılı mesaj aktarımında dikkat edilmesi gereken bir takım unsurlar vardır:

• Gönderme tuşuna basılmadan önce yazı son kez kontrol edilmelidir.
• Konu (subject) bölümüne açıklayıcı bilgi yazılmalıdır. Her gün yüzlerce e-posta alan kişiler için e-postaların okunması zaman alan bir iştir. Bu nedenle e-postaların “konu” kısmı mutlaka kısaca belirtilmelidir. Böylece alıcıya, eğer ilgilenmiyorsa, okumadan silme fırsatı vermiş oluruz. Çok genel, anlaşılmaz konu başlıkları kullanımamalıdır. Örneğin “Rapor” yerine “Aralık ayı bilanço raporu” şeklinde yazmak daha uygundur.

• Elektronik postada büyük harf kullanılmamalıdır. Büyük harf “bağırmak”, karşıda- kine sert bir ifade kullanmak anlamına gelir. Kağıda dayalı yazışmalarda da yazının tamamını büyük harfle yazmayız. Gerekli gördüğümüz yerlerde (başlık vb) büyük harfleri kullanırız. Eğer bir şeye vurgu yapmak istiyorsak <...> işaretleri arasınayazmalıyız.

• Diğer iş mektuplarında kullanılan hitap ve saygı ifadelerini e-posta yazımında da kullanılmalıdır. Sayın Ahmet Güler, Sevgili Belgin gibi.

• Selam yerine slm, teşekkür yerine tşk. gibi kısaltmalar ya da şekilli ifadeler (J gibi) kullanılmamalıdır. İş çevrelerinde bu tip uygulamalar profesyonellikle bağdaştırı- lamaz. Dolayısıyla özellikle kurumsal e-postalarda mümkün olan en formel yön- tem kullanılmalıdır.

• Yazım kurallarına ve noktalama işaretlerine uyulmalıdır.
• Türkçe karakter yazımına dikkat edilmelidir.
• Çalışılan şirketin e-posta adresi kullanılmalıdır.
• Aynı elektronik mektubu birden çok kişiye gönderirken, gönderdiğimiz adreslerin başkaları tarafından görülmesine engel olmalıyız. Çoklu gönderilerde adresleri giden ya da bilgi satırına değil, gizli satırına yazmalıyız.
• Elektronik postayı gönderdiğiniz kişiye en son ne zamana kadar cevap vermesi gerektiğinin de belirtilmesinin önemli unsurlardandır.
• Bir tarih belirtilmediyse e-postalara görgü kurallarına göre en fazla 3 gün içinde cevap verilmesi gerekir.