“KİŞİYE ÖZEL” ibaresi taşıyan zarf veya belgeler açılmadan ilgiliye teslim edilmek üzere alınır. “KİŞİYE ÖZEL ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasar­ruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi olmadan kayda alınmaz. Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerin “….arz ederim.” şeklinde bitirilme­mesi veya “… .rica ederim.” ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir. Süre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. Gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır.