Resmi^ yazılarda olduğu gibi iş yazılarında da şekil yönünden bazı bölümlerin yer alması gerekir. Bölümler yazının türüne göre uygun yerde kullanılmalıdır.

Gelen yazılara en kısa zamanda (en fazla 5 gün içinde) yanıt verilmelidir. Yanıt herhangi bir nedenden ötürü gecikecekse bu durum karşı tarafa bildirilmelidir.

Yazının içerik yönünden eksiksiz olması, açık ve doğu olması, içten olması, kısa ve öz olması gerekir.

Yazılar “sıfır hata”yla yazılmalıdır. Yazım kuralları ve noktalama işaretleri doğru kullanılmalıdır.

Yazı yazıldıktan sonra kontrolü yapılmadan ilgili kişilere gönderilmemelidir.

Yazı dikkatli okunmalı, içeriği iyi anlaşılmalı, bilgiler doğru bir şekilde aktarılmalıdır.