Özel yazı belli bir kurala uyma mecburiyeti olmayan, serbestçe ve isteğe bağlı olarak yazılan bir yazı çeşididir. Özel yazılarda uygun bir dil kullanılır. Özel yazılar nezaketen, dostluk, akrabalık ve arkadaşlık gereği kişilerin ya da kuruluşların birbirlerine yazdıkları yazılardır. Özel yazılar sadece iki tarafı ilgilendirir. Özel yazıların gizliliği kanunlarla korunur. Mahkeme kararı olmadan hiçbir özel yazı açılmaz. Kuruluşlarda özel yazılar gelen evrak deerine kayıt edilmez. Ancak işletme, kurum ya da kuruluş adına gönderilmiş kutlama, yıl dönümü ve herhangi bir teşekkür veya rica/arz belirten özel yazılar açılarak kayıt yapılır. Gerekli ise ilgili birimlere dağıtılır.