Firmanın ürün veya hizmet konusunda yükümlülüğünü yerine getirdiğini (gönderdiğini) gösteren yazılara gönderme yazısı denir. Gönderilen şey; ürünün kendisi, ürün ya da hizmete ait katolog, harita, rapor, kitap, broşür kıymetli evrak vb. olabilir. Gönderme yazısı bahse konu gönderilerden karşı tarafı haberdar etmek için yazılır. Gönderme yazılarında dikkat edilecek hususlar şunlardır:
• Gönderme işleminin hangi ulaşım aracı ile yapıldığı belirtilmelidir.
• Gönderme işleminin ne zaman yapıldığı açıkça belirtilmelidir.
• Muhtemel teslim alma zamanı ve şartlarından bahsedilmelidir.
• Gönderme işleminin nereye yapıldığı belirtilmelidir.
• Gerekiyorsa alındığının bildirilmesi istemine yer verilmelidir.
• Varsa ulaşım sigortası veya muhtemel aksaklıklar ile ilgili bilgi verilmelidir.