Red/Kabul yazısı hazırlarken şunlara dikkat etmek gerekir: Red yazıları karşı tarafı kırmayacak, rencide etmeyecek bir üslupla yazılmalıdır; Red nedeni mantıklı bir şekilde açıklanmalıdır; Konu reddedilse bile ileriki zamanlarda isteğin yerine getirilmesi mümkün ise olumlu olabilecek ifadelere yer verilmeli, kapılar tamamen karşı tarafa kapatılmamalıdır; İsteğin kabul edildiği, en kısa sürede iletişime geçileceği, ürünün gönderileceği vb. bilgiler verilir.