İş yaşamında elde olmayan nedenlerden dolayı taraflar sözlerini bazen yerine getiremeyebilirler ya da herhangi bir nedenden ötürü hata yapılabilir. Bu gibi durumların meydana gelmesi halinde, kusurlu veya hatalı olan taraf, ilişkilerin bozulmaması arzusuyla ve bir nezaket kuralı gereği özür yazısı yazar. Bu yazılarda özre neden olan durumun elde olmayan nedenlerden kaynaklandığı belirtilir. İlişkilerin en üst seviyeye çıkarılması için elden gelenin yapılacağı ifade edilir. Usulünce özür dilenir ve hatanın tekrarlanmayacağı konusunda karşı tarafa güven verilir.